Informationen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Nutzer des Online Ticketshops der ITB Berlin

Datenschutz hat bei der Messe Berlin GmbH (im Folgenden „Messe Berlin“) hohe Priorität. Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Ticketkauf und ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise auf der Webseite der Messe Berlin. Für besondere Fälle der Datenverarbeitung gibt es ggf. separate Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO): Messe Berlin GmbH, Messedamm 22, 14055 Berlin, E-Mail: info@messe-berlin.de. Datenschutzbeauftragter: gemeinsamer Datenschutzbeauftragter der Messe Berlin GmbH (Anschrift: wie zuvor; E-Mail: datenschutz@messe-berlin.de).

Die MB Capital Services GmbH bietet als Vertreter des jeweiligen Veranstalters die Ticketbestellung und Registrierung an und ist als Vertreter befugt, im eigenen Ermessen, jedoch im Namen und auf Rechnung des Veranstalters die Registrierung abzuschließen. Vertragliche Beziehungen kommen dabei ausschließlich mit dem Käufer bzw. Nutzer und dem jeweiligen Veranstalter zustande.

2. Kategorien und Quellen der personenbezogenen Daten

Bei der Nutzung des Ticketshops werden Nutzer aufgefordert, ihre E-Mail-Adresse und bestimmte personenbezogene Daten einzugeben. Zur Verifizierung der angegebenen E-Mail-Adresse, erhält der Nutzer einen Bestätigungs-Code per E-Mail, der in den Registrierungsmasken eingegeben werden muss, um den Bestellvorgang fortsetzen zu können. Die Angabe der Daten ermöglicht die Abwicklung der Ticketkäufe, einschließlich Zusatzleistungen, sowie weitere Vorteile, wie z.B. das spätere Personalisieren, das Ändern oder der nochmalige Download der Tickets. Folgende Kategorien von Daten werden im Rahmen des Bestellvorganges erhoben: E-Mail-Adresse, Anrede, Vorname, Nachname, ggf. Firma, Sprache, Anschrift und die Rolle als Teilnehmer der Veranstaltung. Zudem können weitere freiwillige Angaben gemacht werden. Darüber hinaus erfordert die Zahlungsabwicklung für das Online-Ticket die verpflichtende Angabe der Zahlungsdaten. Wenn sich Nutzer über einen von einem Dritten (insbesondere Aussteller) zur Verfügung gestellten Gutscheincode registrieren, wird auch die Einlösung des Gutscheins samt Code sowie Name und ggf. Unternehmensname verarbeitet.

Die Tickets sind nicht übertragbar, daher ist eine Personalisierung (d.h. Namensangabe) des erworbenen Tickets erforderlich. Sofern Nutzer die Registrierung bzw. den Ticketkauf für eine andere Person (Dritter) vornehmen oder deren Daten weitergeben, müssen die Nutzer sicherstellen und sichern zu, dass sie zur Weitergabe dieser Daten der Dritten an die Messe Berlin berechtigt sind, die Messe Berlin diese Daten zu den in Abschnitt 3 unten genannten Zwecken rechtmäßig verarbeiten darf und die betroffene(n) Person(en) durch die Nutzer ausreichend über die Verarbeitung der Daten der Person gemäß diesen Datenschutzhinweisen informiert wurde(n).

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

a.             Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse

Die Messe Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten gemäß Abschnitt 2 für die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses, einschließlich Zusatzleistungen, mit der Messe Berlin (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (b) DS-GVO). Freiwillige Angaben in der Registrierungsmaske dienen der besseren Planung und Organisation der Veranstaltung und zur Auswertung (Marktforschung) im berechtigten Interesse der Messe Berlin (siehe hierzu auch unter Abschnitt 3.e.) bzw. bei Gutscheineinlösungen im berechtigten Interesse der in Abschnitt 2 genannten Dritten zur Nachvollziehbarkeit der Einlösung (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO).

Bei Veranstaltungen, die in Kooperation mit Verbänden oder Geschäftspartnern durchgeführt werden, gibt die Messe Berlin die Daten auch an diese für diesen Zweck weiter. Die Zahlungsabwicklung des Ticketkaufs erfolgt zur Vertragserfüllung. Dabei können die Nutzer zwischen verschiedenen Zahlungsdienstleistern wählen, welche unmittelbar die personenbezogenen Daten beim Bestellvorgang erheben und verarbeiten. Die Verantwortung für die Verarbeitung der Zahlungsdaten trägt der jeweilige Zahlungsdienstleister. Auch der Ticketversand erfolgt auf Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung gem. Art. 6 (1) (b) DS-GVO. Die Tickets werden dem Nutzer per E-Mail bereitgestellt, sodass die Tickets dann entweder ausgedruckt werden können, als Datei auf einem Mobilgerät gespeichert oder als Wallet-Eintrag zum Nachweis für den Erwerb vor Ort dienen.

Wenn ein Nutzer in dem Ticketshop einen Bestellvorgang begonnen, aber nicht abgeschlossen oder noch nicht bezahlt hat, erhält dieser eine Erinnerungs-E-Mail an die angegebene E-Mailadresse. Die Messe Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten außerdem, um vor dem Veranstaltungsbeginn an die Personalisierung und den Ausdruck der/s bereits gekauften Ticket(s) zu erinnern. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse der Messe Berlin, das gültige Ticket der richtigen Person zuzuordnen (Identifizierungszweck) (Art. 6 (1) (f) DS-GVO).

b.             Profil auf der digitalen Veranstaltungsplattform ITBxplore

Bei einigen Veranstaltungen besteht für Nutzer die Möglichkeit, im Rahmen der Ticketbestellung ein Profil in einem Networking Tool (Plattform und App) zu erstellen. Jeder Nutzer erhält nach Bestellbestätigung einen Link, der den Zugang zur Veranstaltungsplattform ermöglicht. Bei Wahl dieser Option werden die im Registrierungsformular eingegebenen Profildaten (Name, Organisation, Land, Funktion, Hauptgeschäftsfeld und Teilnahmegrund) in die Plattform und App übertragen, um dort ein Profil im Networking Tool bzw. der Veranstaltungsplattform zu generieren. Die Profildaten können jederzeit durch den Nutzer selbst im Personenprofil der Veranstaltungsplattform angepasst werden sowie die Sichtbarkeit aktiviert bzw. deaktiviert werden. Die veröffentlichten Profildaten sind für andere Nutzer der Veranstaltungsplattform bzw. Networking Tool weltweit sichtbar.  Im Nachgang der Übertragung erhalten Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, um die Registrierung abzuschließen. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Einwilligung der Nutzer (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (a) DS-GVO).

c.             Bonitätsprüfung und Erinnerungs-E-Mails

Wenn Nutzer elektronische Zahlungsmethoden wie bspw. Kreditkarten, PayPal, Klarna o.ä. beim Ticketkauf wählen, wird eine Bonitätsprüfung durchgeführt. Hierbei verarbeitet ein Payment-Service-Provider die personenbezogenen Daten zum Zweck der Bonitätsprüfung, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden. Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigte Interesse der Messe Berlin gemäß Art. 6 (1) (f) DS-GVO. Wenn die Bonitätsprüfung negativ ausfällt, muss eine andere Zahlungsvariante ausgewählt werden.

d.             Betreuung von Unternehmen mit Sitz außerhalb Deutschlands

Soweit ein Unternehmen seinen Sitz außerhalb Deutschlands hat, werden die Daten zum Zwecke der Beratung an die zuständige Auslandsvertretung in dem jeweiligen Land weitergeleitet. Diese steht als lokaler Ansprechpartner insbesondere für die Erteilung von Informationen im Zusammenhang mit der Veranstaltung, einschließlich Folgeveranstaltungen, sowie die Betreuung auf der Veranstaltung zur Verfügung. Für die zuständige Auslandsvertretung siehe bitte hier. Die Weiterleitung der personenbezogenen Daten erfolgt für die Vertragsdurchführung mit dem Unternehmen (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (b) DS-GVO).

e.             Lead Tracking Service und Übermittlung

Die Messe Berlin bietet Ausstellern die Nutzung einer Lead Scanning App an. Dieser Service ermöglicht es dem Aussteller, das Ticket oder Badge des Teilnehmers einer Veranstaltung zu scannen und damit dessen Kontaktinformationen ähnlich wie bei dem Austausch von Visitenkarten zu erhalten. Scannt der Aussteller mit dem QR-Code-Scanner der Lead Scanning App einen QR-Code auf dem Ticket oder Badge des Teilnehmers, wird der passende Datensatz in der Kundendatenbank der Messe Berlin ermittelt und folgende Daten dem Aussteller, auch zum Zweck der Direktwerbung, zur Verfügung gestellt: Titel, Anrede, Name, Unternehmen, Funktion, Abteilung, Branche, Aufgabengebiete, postalische Adresse und E-Mail-Adresse. Der Aussteller kann diesen Datensatz nach eigenem Ermessen um weitere Informationen, wie z.B. eine Notiz, Bewertung oder Kategorisierung des Teilnehmers durch den Aussteller, ergänzen. Hierauf hat die Messe Berlin keinen Einfluss und verwendet diese zusätzlich erhobenen Daten nicht für weitere Zwecke. Der Aussteller kann sich den kompletten Datensatz samt vom Aussteller vorgenommener Ergänzungen herunterladen. Die Aussteller müssen die Besucher über ihre Verarbeitungstätigkeiten, einschließlich Verarbeitungszwecke, gesondert informieren und eine Einwilligung der Besucher in die Übermittlung ihrer Daten von der Messe Berlin an den Aussteller einholen, wenn sie den QR-Code auf dem Ticket oder Badge einscannen (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (a) DS-GVO).

Die Messe Berlin und der jeweils verwendende Aussteller der Lead Scanning App sind gemeinsam Verantwortliche im Sinne der DS-GVO für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Lead Scanning App. Die Messe Berlin und der jeweilige Aussteller haben eine Vereinbarung gemäß Art. 26 DS-GVO getroffen, in der entsprechend der Aufgabenverteilung festgelegt ist, wer welche Verpflichtungen nach der DS-GVO erfüllt.

f.      Kontaktaufnahme zu Informations- und Werbezwecken durch Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin

Ferner verarbeitet die Messe Berlin die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme, um den Nutzern messe-/veranstaltungsbegleitende Informationen zu geben. Hierzu gehört der periodische oder anlassbezogene elektronische Versand von Informationen über die Messe Berlin und deren Beteiligungsgesellschaften, messe-/veranstaltungsbegleitende Informationen zu Eigen- und Gastveranstaltungen der Messe Berlin, einschließlich zu Ausstellern, Sponsoren, Verbands- und anderen Kooperationspartnern der jeweiligen Veranstaltung sowie deren Produkten und Dienstleistungen, und von Hinweisen auf Eröffnungs-, Begleit- und Folgeveranstaltungen. Folgeveranstaltungen umfassen auch andere von der Messe Berlin oder anderen Gesellschaften der Unternehmensgruppe der Messe Berlin veranstaltete oder durchgeführte Messen und Veranstaltungen im In- und Ausland. Ebenso werden die personenbezogenen Daten zu Zwecken der Marktforschung und für Onlinebefragungen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses an der Betreuung der Nutzer vor, während und nach der Messe bzw. Veranstaltung und der Bewerbung gleicher und ähnlicher Produkte aus dem Messeportfolio der Unternehmensgruppe der Messe Berlin (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO).

4. Kategorien der Empfänger der Daten

Wie in Abschnitten 3 oben ausgeführt, werden die personenbezogenen Daten an Auslandsvertretungen bzw. andere Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin zu den dort genannten Zwecken weitergegeben. Im Zusammenhang mit dem Ticketkauf und dem Betrieb der Ticketing-Plattform werden die MB Capital Services GmbH und ansonsten zur Ausführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten weitere externe Dienstleister eingesetzt (insbesondere für Leadtracking Service, Veranstaltungs-App, Veranstaltungsplattform, Kommunikationsmaßnahmen, Hosting, IT Support), die die personenbezogenen Daten im Auftrag der Messe Berlin verarbeiten (sog. „Auftragsverarbeiter“). Bei Veranstaltungen, die in Kooperation mit Verbänden oder Geschäftspartnern durchgeführt werden, werden die Daten auch an diese weitergegeben. Bei einer Registrierung über einen von einem Dritten (insbesondere Aussteller) zur Verfügung gestellten Gutscheincode erhalten diese Dritten eine Übersicht über die eingelösten Gutscheincodes sowie Name und ggf. Unternehmensname der jeweiligen Nutzer.

Auf einigen Veranstaltungen wird eine separate Einwilligung zur Datenweitergabe an Aussteller zum Zwecke der Direktwerbung eingeholt. In diesem Fall kann die aktuelle Liste dieser Aussteller bei der jeweiligen Veranstaltung per E-Mail angefragt werden bzw. auf einer separaten Webseite eingesehen werden.

Soweit an einer Veranstaltung Personen teilnehmen, die dem besonderem Personenschutz durch das Bundeskriminalamt (BKA) oder das Landeskriminalamt (LKA) unterstehen (z.B. Verfassungsorgane des Bundes wie der Bundespräsident oder die Bundesregierung oder ausländische Gäste), kann es zu einer Überprüfung aller Veranstaltungsteilnehmer durch das BKA oder LKA kommen. Im Rahmen einer solchen Überprüfung können das BKA oder LKA Daten wie Name, Unternehmen/Organisation und Funktion vom Veranstalter abfragen.

Bei Vorfällen, Störungen, Notfällen und Krisen gibt die Messe Berlin die Daten der Teilnehmer ggf. auch an die Polizei, Strafverfolgungsbehörden, Feuerwehr und Rettungskräfte, sonstige Behörden (z.B. das Gesundheitsamt) weiter.

Außerdem werden Daten an Dritte zu Zwecken der Vertragserfüllung weitergegeben. Dabei handelt es sich um folgende Partner, die eigene Verantwortliche im Sinne der DS-GVO sind: Transportunternehmen, Kurierdienste, Post (bei Bestellungen), Banken, Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister (bei Zahlungen) sowie im berechtigten Interesse der Messe Berlin an der Zahlungsfähigkeit an Bonitätsprüfungsunternehmen.

Eine Weitergabe der Daten an Behörden und öffentliche Stellen kann dann erfolgen, wenn die Messe Berlin hierzu rechtlich verpflichtet ist, sei es aufgrund von Gesetzen und Vorschriften (z.B. aufsichtsbehördlichen Verfahren) oder auf gerichtliche Anordnung, Beschluss, Urteil und dergleichen. Zur Einhaltung steuer- und handelsrechtlichen Gesetzen und Vorschriften werden die personenbezogenen Daten an die Steuer- und anderen zuständigen Behörden und öffentlichen Einrichtungen weitergegeben. Zu den Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten gehören auch Gerichte und Rechtsanwälte im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, rechtlichen Auseinandersetzungen sowie zum Zweck der Rechtsberatung und darüber hinaus Wirtschaftsprüfer.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der Auslandsvertretungen, Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin, Sponsoren, Teilnehmer, Geschäftspartner und Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe. Die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer erfolgt, soweit in Bezug auf das Drittland bzw. die Organisation ein Beschluss der Europäischen Kommission über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 (3) DS-GVO) vorliegt und ansonsten vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DS-GVO, insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 (2) (c) DS-GVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, wenn nötig. Von den Garantien kann eine Kopie angefragt werden (z.B. per E-Mail – für Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben). Soweit Nutzer bzw. Teilnehmer in die Datenweitergabe an Empfänger mit Sitz in einem Drittland einwilligen, ist Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung, trotz fehlenden Datenschutzniveaus, deren ausdrückliche Einwilligung.

Im Hinblick auf die Datenübermittlung an Auslandsvertretungen, andere Teilnehmer und externe Dienstleister ist die Übermittlung zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 49 (1) (b/c) DS-GVO); ansonsten erfolgt sie aufgrund der ausdrücklichen Einwilligung trotz des fehlenden angemessenen Datenschutzes in den Drittländern außerhalb der EU und der damit verbundenen Risiken (Art. 49 (1) (a) DS-GVO).

6. Speicherdauer

Gespeicherte personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund des berechtigten Interesses der Messe Berlin erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. Erhalt des Widerspruchs nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen (grds. 6 oder 10 Jahre) gelöscht. Nachweise für erteilte Einwilligungen werden maximal bis zu drei Jahre nach dem Zeitpunkt gespeichert, an dem die Einwilligung widerrufen oder sonst unwirksam wird.

7. Datenschutzrechte

Zur Wahrnehmung der folgenden Rechte können betroffene Personen jederzeit den Verantwortlichen kontaktieren (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben).

Betroffenenrechte gemäß Art. 12-21 DS-GVO: Das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Wenn eine Einwilligung erteilt wurde, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Widerspruchsrechte

Soweit die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses beruht (siehe Abschnitt 3 oben), besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Des Weiteren kann jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung und Verwendung der Daten zum Zwecke der Werbung eingelegt werden. Die Newsletter enthalten zudem einen Abmeldelink.

Sofern eine betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, hat sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde ihrer Wahl (Art. 77 DS-GVO in Verbindung mit § 19 Bundesdatenschutzgesetz).

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